私が仕事の上で心がけていることの一つに、来たメールにできる限り早く返信する、いわゆる「即レス」があります
私だけではなく、即レスは多くの人が心がけていることと思います。
しかし、皆様の中に、友達からのメールやLINEであればすぐに返信できるのに、仕事のメールはなぜかなかなか返信することができないという方もいるのではないでしょうか。
今回は、その理由について考えてみたいと思います。
まず、ここでいう「即レス」は、必ずしも着信から時間をおかず返信することだけを意味するのではありません。
メールが来た時に、外出しなければならない用があったり、返答すべき事柄がまだ決定していなかったりといったケースもあるでしょう。
このような場合、返信できる状況になった時にすぐに返信すれば、それは即レスといえます。
問題は、やることが決まっているのにレスしない場合です。
すぐに返せる内容のメールであるにもかかわらず即レスできないのは、気持ち的に書きづらい理由があるからです。
たとえば、
・文面を考えることに時間がかかると思われるため面倒である、
・お詫びなど言いにくい内容である、あるいは、
・その仕事がもともと気の進まない案件であるといった場合、
返信することから目を背けたいという心理が働きます。
しかし、時間を置いたからといって状況は変わりません。
返信を後回しにしても、結局答えなくてはならない時が来ます。
その際は再びそのメールを読み、文面を考えることになります。
メールを返信するためには、
・メールを読む
・内容を理解する
・返信内容を考える
・返信文を書く
というプロセスが必要です。
即レスしないということは、一度
・メールを読む
・内容を理解する
・少し返信内容を考える
というプロセスを経た後、放置し、後で再び
・メールを読む
・内容を理解する
・改めて返信内容を考える
というプロセスを経るということです。
これは二度手間であり、仕事の効率を著しく下げます。
しかも、お詫びなどのメールは、遅れれば遅れるほど相手の印象を悪くします。
時間を置いたことで事態が悪化することもあるのです。
このようなことを避けるために必要なことは、メールを確認した瞬間に、返信の可否を考え、対応について「今、決断する」習慣をつけること。
そして、その時答えられない事情がある場合は、いつ返信するか、ということを決断することです。
技術的には、即レスしたメールと、理由があって返信を先延ばししたメールを混在させないことが大切です。
即レスしたメールを別のフォルダに保存し、未返信のものだけを受信トレイに残すと、受信トレイはこれから行うべき仕事が一覧化した「TODOリスト」として機能します。
現在、ほとんどの業種でメールは不可欠なツール。
多くのビジネスパーソンは、即レスの習慣を身に着けると、今まで返信を遅らせることでどれだけ無駄な時間を過ごしていたかということに気付くはずです。
自分の「弱さ」を克服する、即レスのスタイルを確立することをおすすめします。
【編集後記】
衣替えの季節になりました。
急に暑くなってきましたね。
日本は、だんだん暑いか寒いかの割合が多く、気持ちの良い季候の季節が少なくなってきたように感じます。
ただ、エアコンのおかげで室内にいるときは快適ですね。
子どもの頃は、エアコンがなかったので、真夏の暑い時期は、用事もないのにスーパーなどに行って涼んでいたのを思い出します。
今じゃ考えられないですね！
仕事の効率を上げるためにも、やはりエアコンは必須です。(*・`д・)ｶﾞﾝﾊﾞﾙｯｽ!!
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今日も、最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
そして、また次回もぜひ読んでください！
では、あなたに健康と幸せが訪れますように祈っています。
